O que é Kanban e como ele pode melhorar seu fluxo de trabalho

Kanban é um método visual de gerenciamento de tarefas que se originou no Japão. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinalização” em japonês. Esse método foi desenvolvido pela Toyota nos anos 1940 como parte do sistema de produção Lean. O Kanban ajuda a visualizar e controlar o fluxo de trabalho, permitindo que as equipes tenham uma visão clara das tarefas em andamento, das que estão em espera e das que estão concluídas.

A principal ideia por trás do Kanban

A principal ideia por trás do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso (WIP) para evitar a sobrecarga e o acúmulo de tarefas. Cada tarefa é representada por um cartão físico ou virtual, que passa por diferentes etapas do fluxo de trabalho à medida que é concluída. Isso ajuda a identificar gargalos, aprimorar a eficiência e manter um ritmo constante de trabalho.

Benefícios do Kanban

Visualização clara

Com o Kanban, é possível ter uma visão clara e instantânea do status de cada tarefa. Isso facilita o acompanhamento do progresso, identificação de gargalos e priorização de atividades.

Redução do tempo de espera

Como cada tarefa é movida de uma etapa para outra conforme sua conclusão, o Kanban ajuda a reduzir o tempo de espera entre as etapas do processo. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais rápido e eficiente.

Melhoria da comunicação e colaboração

O Kanban promove uma comunicação mais efetiva entre os membros da equipe, pois todos têm acesso às informações atualizadas sobre as tarefas. Além disso, o método incentiva a colaboração e o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe.

Identificação de gargalos e problemas

O Kanban permite identificar rapidamente os gargalos e problemas no fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível tomar ações corretivas e implementar melhorias contínuas para aumentar a eficiência e a produtividade da equipe.

Como criar um Kanban no Google Sheets passo a passo

O Google Sheets é uma ferramenta gratuita e poderosa que pode ser utilizada para criar um Kanban de forma simples e eficiente. A seguir, são apresentados os passos para criar um Kanban no Google Sheets:

1. Crie uma nova planilha no Google Sheets.
2. Defina as colunas que representarão as etapas do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode ter colunas como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
3. Adicione as tarefas na coluna “A fazer”, uma em cada linha.
4. Crie cartões virtuais para representar cada tarefa. Você pode usar a formatação condicional para aplicar cores diferentes aos cartões, de acordo com a etapa em que se encontram.
5. Mova os cartões entre as colunas à medida que as tarefas forem concluídas.
6. Utilize fórmulas e recursos avançados do Google Sheets, como filtros e classificações, para otimizar a visualização e o gerenciamento do seu Kanban.

Dicas para otimizar seu fluxo de trabalho com o Kanban no Google Sheets

Aqui estão algumas dicas para otimizar o seu fluxo de trabalho com o Kanban no Google Sheets:

1. Utilize cores distintas para cada etapa: Atribua cores diferentes aos cartões de acordo com a etapa do fluxo de trabalho em que se encontram. Isso facilitará a identificação rápida do status de cada tarefa.
2. Priorize as tarefas: Reorganize os cartões na coluna “A fazer” de acordo com a prioridade de cada tarefa. Isso ajudará a manter o foco nas atividades mais importantes.
3. Defina limites para o trabalho em progresso: Estabeleça limites para o número de cartões que podem estar em cada etapa do fluxo de trabalho. Isso ajudará a evitar a sobrecarga e a garantir um fluxo de trabalho mais equilibrado.
4. Utilize fórmulas e automações: Explore as fórmulas e recursos avançados do Google Sheets para automatizar tarefas e agilizar o gerenciamento do seu Kanban. Por exemplo, você pode usar a função COUNTIF para contar o número de cartões em cada etapa.

Ferramentas adicionais para aprimorar seu Kanban no Google Sheets

Além do Google Sheets, existem diversas ferramentas adicionais que podem ajudar a aprimorar o seu Kanban no Google Sheets. Algumas delas incluem:

• Trello: Uma das ferramentas mais populares para gerenciamento de projetos e Kanban. O Trello oferece recursos avançados, como colaboração em equipe, integração com outras ferramentas e personalização de fluxos de trabalho.
• Asana: Uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos que oferece recursos de Kanban, lista de tarefas, calendário e muito mais. O Asana é ideal para equipes que precisam de uma solução completa de gerenciamento de projetos.
• Monday.com: Uma ferramenta versátil que permite criar Kanbans personalizados de acordo com as necessidades da sua equipe. O Monday.com oferece recursos de automação, colaboração em tempo real e integração com outras ferramentas populares.

Conclusão

O Kanban é uma metodologia eficiente para otimizar o fluxo de trabalho de equipes e projetos. Utilizando o Google Sheets, é possível criar um Kanban simples e visualmente atraente, permitindo uma melhor organização e controle das tarefas. Com as dicas e ferramentas adicionais mencionadas, você poderá aprimorar ainda mais o seu Kanban no Google Sheets, aumentando a produtividade e eficiência da sua equipe. Experimente implementar o Kanban em seu fluxo de trabalho e aproveite todos os benefícios que essa metodologia pode oferecer.

Awari é a melhor plataforma para aprender sobre gestão de produtos no Brasil.

Aqui você encontra cursos com aulas ao vivo, mentorias individuais com os melhores profissionais do mercado e suporte de carreira personalizado para dar seu próximo passo profissional e aprender habilidades como Data Science, Data Analytics, Machine Learning e mais.

Já pensou em aprender de maneira individualizada com profissionais que atuam em empresas como Nubank, Amazon e Google? Clique aqui para se inscrever na Awari e começar a construir agora mesmo o próximo capítulo da sua carreira em dados.