Política de Coleta e Tratamento de Dados Pessoais da Fluency Academy (‘Política de Privacidade’)

Regras para o relacionamento entre a Fluency Academy e os titulares de dados pessoais

Esta Política de Coleta e Tratamento de Dados Pessoais (“Política de Dados Pessoais” ou “Política de Privacidade”) apresenta normas e procedimentos de observância obrigatória aos sócios, empregados e prestadores de serviços que coletem ou tratem dados pessoais em nome da Fluency Academy Ensino de Idiomas Ltda. (“Fluency” ou “Organização”). As disposições aqui contidas estabelecem padrões de conduta e transparência e vinculam todas as pessoas, naturais ou jurídicas, que coletam ou tratam dados pessoais controlados pela Fluency.

Esta Política de Dados Pessoais deve ser observada à luz da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”). No que for aplicável e pertinente, observará também os princípios gerais e normas da Lei nº 12.965, de 23 de abril de 2014, Marco Civil da Internet, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, Consolidação das Leis do Trabalho (“CLT”), de regramentos trabalhistas e previdenciários aplicáveis, da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966, Código Tributário Nacional (“CTN”), de regramentos fiscais e tributários aplicáveis, e da Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990, Estatuto da Criança e do Adolescente (“ECA”). As normas aqui contidas devem, igualmente, ser observadas em consonância com o Contrato Social da Fluency Academy.

A Fluency somente trata dados pessoais para a consecução de propósitos legítimos, específicos e informados ao titular, nos termos da presente Política de Privacidade. A Organização preza pela compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas e coleta o mínimo necessário para a consecução dos seus objetivos sociais. A Fluency não realiza tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos. A Organização envidará seus melhores esforços em busca da transparência no seu relacionamento com os titulares de dados pessoais que estejam sob seu controle, buscando prestar informações claras, precisas e acessíveis aos titulares. A Fluency adota medidas técnicas e administrativas preventivas que, no entendimento da Organização, estão aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas, de modo a evitar danos decorrentes do tratamento de dados pessoais.

Esta Política de Privacidade é composta de quatro seções: 1) Escopo e Definições; 2) Natureza dos Dados Pessoais coletados e as Finalidades do Tratamento; 3) Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais; e 4) Segurança da Informação.

Primeira Seção

1. Escopo e Definições

• 1.1 Dado Pessoal: são dados pessoais toda a informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, e que seja objeto de coleta ou atividade de tratamento pela Fluency ou por entidade ou pessoa que o faça sob suas orientações expressas.
• 1.2 Titular de Dado Pessoal: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento pela Fluency.
• 1.3 Titulares de Interesse: São titulares de dados pessoais cujo tratamento é realizado pela Fluency e que podem pertencer a pelo menos um dos seguintes perfis:
  • 1.3.1 sócio pessoa natural da Fluency;
  • 1.3.2 empregado da Fluency e/ou seu dependente;
  • 1.3.3 aluno, ex-aluno e potencial aluno da Fluency;
  • 1.3.4 produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço pessoa natural da Fluency;
  • 1.3.5 representante legal e sócio de clientes corporativos;
  • 1.3.6 outros titulares de interesse, não pertencentes às categorias anteriores.
• 1.4 Controlador: a Fluency figura na posição de Controladora de Dados Pessoais sempre que a ela competir as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
• 1.5 Operador: toda pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome da Fluency.
• 1.6 Encarregado de Dados Pessoais: pessoa indicada pela Fluency para atuar como canal de comunicação entre a Organização, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”). 
• 1.7 Tratamento de Dados Pessoais: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
• 1.8 Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada; e
• 1.9 Dado Pessoal Sensível:  dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Segunda Seção

2. Natureza dos Dados Pessoais Coletados e as Finalidades do Tratamento

• 2.1 Nos termos desta Política de Privacidade e na forma do seu Contrato Social, a Fluency realiza a coleta e o tratamento de dados pessoais dos Titulares de Interesse como parte das iniciativas de viabilização e atingimento dos seus objetivos sociais.
• 2.2 A Fluency coletará dados pessoais sensíveis mediante termo de consentimento específico, firmado com o titular do dado, no qual constará, dentre outras informações, a finalidade para a qual o dado será coletado e tratado, ou, alternativamente, mediante as hipóteses autorizantes de tratamento de dados pessoais sensíveis previstas no artigo 11 da LGPD.
• 2.3 Na hipótese em que o Titular de Interesse seja criança, a Fluency somente realizará o tratamento de seus dados pessoais mediante consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal, observado o melhor interesse do Titular, ressalvada a prerrogativa estabelecida pelo § 3º do art. 14 da LGPD.
• 2.4 A Fluency desempenha o tratamento de dados pessoais para o atingimento das seguintes finalidades:
  • 2.4.1 Execução do Objeto Social da Fluency: tratamento de dados pessoais de pessoa natural para realizar a matrícula e cadastro para garantir acesso e aferir a experiência de alunos e produtores de conteúdo e/ou prestadores de serviços em curso de idioma na plataforma Fluency Academy, empreendendo as seguintes atividades:
    • a) Cadastrar e elaborar perfil de aluno e de produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço;
    • b) Metrificar a sessão de uso e de estudo do aluno; metrificar a audiência de curso; metrificar a audiência no aplicativo; empregar algoritmo de reconhecimento de voz; gravar aula de aluno com produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço; monitoração de atividade do produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço; produzir mapas de calor do uso da plataforma; monitoração do uso da plataforma pelo aluno e pelo produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço; realizar pesquisas qualitativas junto ao aluno; receber e divulgar avaliação pública de alunos a respeito da qualidade do serviço; esclarecer dúvidas dos alunos sobre cursos e sobre a utilização da plataforma; acompanhar a performance de aluno de cliente corporativo; monitoração da comunicação entre alunos e produtores de conteúdo e/ou prestador de serviço para garantia de conformidade com as políticas da Organização, dentre outros.

Parágrafo único. Para viabilizar a execução das ações acima descritas, a Fluency coleta e trata dados pessoais a partir das seguintes informações: nome e sobrenome, e-mail, telefone, CPF, data de nascimento, cidade, estado e país de origem, nacionalidade, renda, nome de sócio de empresa ou organização, endereço e dados de cartão de crédito vinculado a pessoa natural, e-mail corporativo, motivação para o estudo de idioma, tempo disponível de estudo, histórico de estudos, tempo de estudo, local de estudo, performance durante o curso, como cumprimento de cronograma de aula, conclusão de unidades e etapas, realização de atividades complementares, vídeos e áudios reproduzidos, dentre outros, perfil em rede social, áudio, imagem e voz dos participantes das sessões de ensino, dados de localização, comportamento de aluno e produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço nos ambientes digitais da organização, a exemplo de cliques, tráfego, download, modalidade de conexão, movimento do mouse, respostas em pesquisas, resultado em teste de proficiência, comentários na comunidade do curso, avaliações das aulas, comentários sobre a aula, transcrições de bate-papo, dentre outros.

• • 2.4.2 Gestão Administrativa, Financeira e de Recursos Humanos, empreendendo as seguintes atividades:
    • a) Concluir e gerenciar contratos com alunos; controlar o acesso às dependências físicas da Organização; concluir contratos com clientes corporativos; concluir contratos com prestador de serviço; concluir contratos com produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço; gerenciar os termos contratuais com prestador de serviço; gerenciar os termos contratuais com produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço; avaliar aptidão do potencial prestador de serviço face aos valores da Organização; avaliar aptidão do potencial produtor de conteúdo e/ou prestador de serviço face aos valores da Organização; encaminhar equipamentos de escritório, kit onboarding, presentes e materiais de campanhas corporativas; dentre outras.
    • b) Controlar a sustentabilidade financeira da Organização; controlar adimplência e recebimentos de alunos e de clientes corporativos; reembolsar aluno por meio de depósito bancário, dentre outras.
    • c) Desempenhar atribuições específicas de gestão de recursos humanos, tais como, concluir contrato de trabalho com empregado, enquadramento funcional, escopo de atividades, processamento de folha de pagamento, reajustes ou aumentos salariais, controle de jornada, gestão de banco de horas, avaliar aptidão de potencial empregado face aos valores da Organização, dentre outros.

Parágrafo Único. Para viabilizar a execução das ações acima descritas, a Fluency trata dados pessoais a partir das seguintes informações: nome e sobrenome, CPF, RG, CNH, informações relativas a contrato de trabalho, tais como PIS, CTPS, formação e qualificação profissional, endereço completo, perfil em rede social, currículo profissional, histórico profissional, telefone, função, área e data de início do contrato, informações bancárias como banco, agência e conta corrente, dados de cartão vinculado a pessoa natural, informações sobre saúde necessárias para execução de contrato de trabalho, dados de pagamento, dentre outros.

• • 2.4.3 Realizar ações de Comunicação e Marketing com o objetivo de divulgar e promover cursos de idiomas, empreendendo as seguintes atividades:
    • a) Disparar newsletters; promover eventos; produzir e divulgar e-books; receber indicações; promover a publicidade direcionada em redes sociais e outros ambientes digitais; identificar potenciais alunos e clientes corporativos (gerar leads); identificar interesse dos alunos em novos cursos; aferir nível de proficiência de idioma de potenciais alunos; perfilhamento do aluno com base em informações qualitativas, dentre outros.

Parágrafo único. Para viabilizar a execução das ações acima descritas, a Fluency trata dados pessoais como perfil de rede social, e-mail, nome, sobrenome, CPF, endereço, data de nascimento, cidade, estado e país de origem, nacionalidade, celular, renda, histórico e tempo de aprendizado de idioma, escola que estudou, teste de proficiência, cookies, pixels e identificação de IP, forma de pagamento, dados pessoais do pagador caso não seja o aluno, motivação para realização de curso de idioma, informações providas pelo titular de interesse a respeito de oportunidades perdidas como decorrência da falta de conhecimento de idioma estrangeiro, tempo disponível para estudo, histórico de estudos, local onde realizou cursos anteriores, dados pessoais de representante de cliente corporativo, como nome, sobrenome, e-mail, celular e telefone.

• • 2.4.4 Do Fundamento Legal: A atividade de tratamento de dados pessoais a que dispõe:
    • a) o item 2.4.1 é fundamentada na necessidade de execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato dos quais é parte o Titular de Interesse, conforme pedido deste, nos termos do art. 7º, V, da LGPD;
    • b) o item 2.4.2 é fundamentada na necessidade de execução de contrato de trabalho, de prestação de serviço e/ou de produção de conteúdo ou para procedimentos preliminares relacionados aos contratos acima nominados dos quais é parte o Titular de Interesse, conforme participação deste, nos termos do art. 7º, V, da LGPD, ou, a depender do caso concreto, na coleta do consentimento do Titular de Interesse, na forma do art. 7º, I da LGPD.
    • c) o item 2.4.3 é fundamentada no consentimento do Titular de Interesse ou, a depender do caso concreto, no legítimo interesse da Fluency ou de terceiro, nos termos dos art. 7º, I e IX da LGPD;
    • d) para o tratamento de dados pessoais sensíveis, nos termos da definição estabelecida pelo art. 5º, II da LGPD, a Fluency coletará o consentimento do Titular de Interesse, ou seu responsável legal, de forma específica e destacada e para finalidades específicas, conforme determina o art. 11, I da LGPD.
  • 2.4.5 Compartilhamento de Dados Pessoais: A Fluency contrata serviços de agentes externos que a auxiliam na consecução das atividades previstas no Item 2 da presente Política de Privacidade, utilizando funcionalidades oferecidas por empresas como o Google (ferramentas do Google Workspace), a Meta (Whatsapp, entre outros), a Hotmart, entre outras. Para tanto, a Fluency poderá exercer, na cadeia de tratamento de dados pessoais, a função de Controladora ou Controladora Conjunta dos dados a depender do caso concreto. A Fluency poderá, ainda, contratar Operadores de dados pessoais, que, subordinados a regras de tratamento de dados específicas previstas em contrato, realizarão o tratamento dos dados pessoais em nome da Fluency.
    • 2.4.5.1 O uso da plataforma Fluency e transferência a qualquer outra aplicação de informações recebidas por meio de APIs do Google deverão observar a Política de Dados dos Usuários do Google API Services , incluindo os requisitos de Uso Limitado.
    • 2.4.5.2 Em seus contratos com agentes externos para os quais haja a necessidade de compartilhamento de dados pessoais com vistas à consecução do objeto contratual, a Fluency envidará seus melhores esforços com vistas a incluir cláusulas de responsabilidade que obriguem as partes ao cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
    • 2.4.5.3 A Fluency pode compartilhar dados pessoais com autoridades responsáveis pela aplicação da lei ou em resposta a requisições legais, na forma da legislação e regulação específica. A Fluency também pode compartilhar dados pessoais com as autoridades constituídas quando necessário para a prevenção e resolução de fraudes ou outros ilícitos, e para coibir o uso não autorizado de dados ou de serviços da Organização em desconformidade com esta Política de Dados Pessoais e com seu Contrato Social.
  • 2.4.6 Transferência internacional de dados pessoais: Na persecução de seus fins sociais, a Fluency realiza transferência de dados pessoais para organizações estabelecidas em países estrangeiros com as quais a Fluency tem contrato de prestação de serviço, ou outro instrumento jurídico, cujas cláusulas vinculam as partes à observância do cumprimento dos princípios, dos direitos do titular e do regime de proteção de dados previstos na Lei Geral de Proteção de Dados brasileira.
  • 2.4.7 Guarda dos Dados Pessoais. O tratamento de dados pessoais, inclusive quanto às diretrizes de guarda das informações (armazenamento), obedecerá à Política de Guarda de Dados Pessoais da Fluency, bem como a legislação específica, a exemplo do que dispõe o artigo 15 da Lei nº 12.965, de 23 de abril de 2014 (Marco Civil da Internet), que estabelece o prazo de 06 (seis) meses para a manutenção dos registros de acesso às aplicações da Organização. Na hipótese de conflito aparente de normas, a Fluency valer-se-á do fundamento legal que lhe confira segurança jurídica no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, ou que não lhe provoque o perecimento do exercício regular de direitos, inclusive em contrato ou em processo judicial, administrativo e arbitral.
  • 2.4.8 Uso de cookies e outras ferramentas. A Fluency faz uso de cookies e outras ferramentas tecnológicas em suas plataformas e aplicações com o propósito de medir, otimizar e criar públicos para as suas campanhas de anúncios conforme as finalidades estabelecidas no Item 2 desta Política de Privacidade. A Fluency utiliza cookies para analisar o uso das plataformas, personalizar a experiência do usuário, facilitar a conexão, reconhecer o usuário que acessa seus ambientes digitais, identificar se uma página foi visitada, identificar se um e-mail foi aberto e fazer anúncios com mais eficiência.

Terceira Seção

3. Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais

• 3.1 A Fluency faculta ao titular do dado pessoal a capacidade de acessar, retificar, portar e apagar seus dados, salvo nas hipóteses de guarda (armazenamento) obrigatória, nos termos da legislação específica e em conformidade com esta Política de Dados Pessoais. Desta forma, são direitos do titular dos dados pessoais, que poderão ser exercidos mediante requisição expressa para (dpo@fluencyacademy.io) com o objetivo de:
  • 3.1.1 Receber informação quanto a existência de tratamento de seus dados pessoais;
  • 3.1.2 Receber informação a respeito dos dados pessoais que a Fluency possui a seu respeito;
  • 3.1.3 Obter a correção de dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados;
  • 3.1.4 Obter a anonimização, o bloqueio ou eliminação dos dados pessoais considerados desnecessários ou excessivos pelo Titular, observado o disposto no § 1º do art. 10 da LGPD, e o direito de recusa por parte da Fluency, devidamente justificado;
  • 3.1.5 Obter a portabilidade dos seus dados pessoais, podendo ser com eliminação, ou não, dos dados após transferidos, respeitados o sigilo comercial e industrial;
  • 3.1.6 Obter a eliminação dos dados pessoais tratados com fundamento no consentimento, observado o direito de recusa por parte da Fluency, devidamente justificado;
  • 3.1.7 Receber informações sobre as entidades públicas e privadas com as quais a Fluency compartilhe seu dado pessoal;
  • 3.1.8 Revogar o consentimento;
  • 3.1.9 Informar a existência de uso compartilhado de dados e a sua respectiva finalidade.
• 3.2 A Fluency armazena dados pessoais até que eles não sejam mais necessários para o atingimento das finalidades definidas nesta Política de Dados Pessoais. A Organização também armazena dados pessoais do Titular na forma do que dispõe o item 3.1.6. Em ambas as hipóteses, a Fluency observará o que segue:
  • 3.2.1 O Encarregado poderá indeferir o pedido de eliminação de dados pessoais com base nas seguintes hipóteses: (i) quando o pedido representar ônus excessivo à Fluency; (ii) quando, pela natureza do dado pessoal, o tratamento se der com base em obrigação legal ou regulatória; (iii) quando o tratamento do dado pessoal se der para o cumprimento de decisão judicial; ou (iv) quando a requisição do titular resultar em violação de leis, regulamentos ou códigos de boas práticas do setor.
• 3.3 A Fluency não se responsabiliza pelas consequências decorrentes de dados pessoais incompletos, inexatos ou desatualizados.

Quarta Seção

4. Da Segurança da Informação

• 4.1 A Fluency adota as medidas de segurança, técnicas e administrativas necessárias e aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.
  • 4.1.1 A Fluency toma as medidas apropriadas para garantir que os operadores que executem atividade de tratamento de dados sob suas orientações estejam obrigados a deveres de confidencialidade, adotando, inclusive, cláusulas contratuais padrão de proteção de dados pessoais exigindo que qualquer informação desta natureza que tenha sido compartilhada permaneça em ambiente protegido e seguro. Uma cópia dessas cláusulas pode ser obtida entrando em contato pelo e-mail: dpo@fluencyacademy.io.
  • 4.1.2 A Fluency contrata operadores com os quais compartilha dados pessoais e deles exige Padrões e Regulamentações Mínimos, definidos em política interna, que pode ser obtida através do e-mail dpo@fluencyacademy.io.

Esta Política de Coleta e Tratamento de Dados Pessoais foi adotada em 24 de setembro de 2021, e está sujeita à revisão, em qualquer tempo, pela Organização. 

Histórico de revisões: